Adjoint(e) à l’administration

 

Nous sommes actuellement à la recherche d’un adjoint administratif pour se joindre à notre équipe. Ce poste comprend l’administration de première ligne, la gestion des donateurs, ainsi que la tenue de livres de base. Relevant du chef de la direction, du gestionnaire des programmes et du gestionnaire des communications, le titulaire du poste sera un membre clé de l’équipe qui travaille de concert avec la direction et l’appuie.

Salaire : 33 000 $ à 36 000 $ selon l’expérience
Montréal, QC

 

 

RESPONSABILITÉS

– Relations avec les donateurs : faire office de premier point de contact; surveiller, trier et répondre aux demandes de renseignements des donateurs par courriel et par téléphone. Préparer et envoyer les reçus aux fins de l’impôt, les messages vocaux et les factures.

– Traiter les paiements des ventes provenant des produits et des dons; trier, enregistrer et classer les transactions à l’aide de la plateforme de traitement des paiements et du logiciel de comptabilité.

– Tenue de livres de base (dettes et créances) : tenir les livres, les registres et les rapports financiers.

– Administration générale : premier point de contact avec les donateurs et les fournisseurs; répondre aux questions; recueillir et organiser les informations du donateur; mettre à jour la liste des coordonnées des donateurs, coordonner les envois.

– Préparer les rapports de dépenses; rédiger des courriels et des lettres; mettre à jour la base de données des donateurs; coordonner les réunions; classer les documents; etc.

– Enregistrer, transcrire et résumer les procès-verbaux des réunions du conseil.

– Soutenir la direction et les membres du conseil de gestion ayant des besoins administratifs.

– Aider à la réalisation de certains projets au besoin.

– Représenter la fondation aux événements spéciaux et aux cérémonies commémoratives au besoin.

 

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS LIÉES AU POSTE

– Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe et expérience administrative antérieure dans un environnement dynamiquede préférence.

– Bilinguisme (français/anglais)

– Excellentes aptitudes en communication à l’oral et à l’écrit.

– Caractère agréable, personne accueillante, conviviale et capable de travailler dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme effréné avec une liste de tâches variées. Bonnes compétences en communication.

– Personne discrète, polie, respectueuse, capable d’interagir avec divers types de personnalités.

– Grandes compétences organisationnelles, souci du détail, grande efficacité.

– Capacité à travaillerde manière autonome et à suivre les directives.

– Excellente gestiondu temps et capacité à respecter les échéanciers.

– Personne attentive aux détails capable de gérer de l’information confidentielle et de nature délicate.

– Connaissance de Sage50 est un atout.

– Maîtrise de la suite Microsoft Office, incluant Word, Outlook et Excel.

– Connaissance de Stripe, Square, MailChimp, WordPress, Wufoo, Survey Monkey, etc. est un atout.

Si cette offre vous intéresse, veuillez envoyer votre CV à vimy@fondationvimy.ca en mentionnant en objet « Candidat pour le poste d’adjoint administratif » ainsi que votre nom. La date limite pour postuler est le dimanche 12 mai 2019.

Notre organisme s’est engagé à assurer l’équité dans ses politiques, ses pratiques et ses programmes. Nous encourageons la diversité dans notre environnement de travail et nous assurons que les candidatures de membres sous-représentés seront sérieusement considérées en regard à la politique d’équité en matière d’emploi. Toutes les personnes qualifiées sont encouragées à poser leur candidature.